Kearsipan Penting, Perlu Disusun Dalam Perbup
Kutim– Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kutai Timur (Kutim), Ayub mengatakan, Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan dan bahan pertanggungjawaban merupakan unsur penting dalam perlindungan kepentingan negara.
Maka itu, pihaknya melaksanakan kegiatan penyusunan Peraturan Bupati tentang Sistem Klarifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis Kabupaten Kutim, di Ruang Akasia Gedung Serba Guna (GSG), Bukit Pelangi pada Senin (7/11/2022).
Arsip juga merupakan bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, harus dapat dilaksanakan sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan.
Ayub menjelaskan, sistem klarifikasi keamanan dan akses dinamis merupakan salah satu dari empat pedoman yang diperlukan dalam proses pengelolaan arsip dinamis.
Empat pedoman tersebut adalah tata naskah dinas, kode klarifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klarifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
“Sistem klarifikasi keamanan dan akses arsip dinamis disusun sebagai dasar melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip,” ucap Ayub.
Lebih jauh Ayub menuturkan, agar tujuan tersebut dapat tercapai, maka perlu dilakukan penyusunan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis dengan melibatkan Perangkat Daerah (PD)/Instansi teknis yang berkaitan dengan urusan teknisnya masing-masing.
Ditempat yang sama, Asisten Pemerintahan Umum dan Kesejahteraan Rakyat, Poniso Suryo Renggono mengatakan, kegiatan ini sangat penting dan mengahadirkan narasumber dari terbaik dari Jakarta.
Untuk memberikan materi terkait dengan klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis.
“Jadi memang arsip ini sangat penting, sehingga nanti kedepannya, ketika kita memerlukan arsip itu ada. Nanti juga terhubung dengan digitalisasi sehingga tinggal di klik,” ucap Poniso.
Kemudian disusun dalam bentuk Perbup yang akan memayungi semua Perangkat Daerah yang dikomonadani oleh Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kutim.
“Kearsipan untuk penataan arsip yang lebih baik, artinya keamanan dan akses arsip dinamis, ada yang bisa dikonsumsi umum (terbuka), ada juga yang rahasia (tertutup). Arsip terlihat sepele tapi ini sangat penting,” tuturnya.
Ia juga berharap, Dinas Perpustakaan dan kearsipan Kutim dapat menyiapkan ruangan khusus untuk menyimpan arsip dari semua perangkat daerah yang ada di Pemkab Kutim.
“Turut serta berkoordinasi dengan Diskominfo dalam bentuk kearsiapan dengan memanfaatkan digitalisasi,” tukasnya. (adv/kls)
